MB pirmos 90 dienų: nuo registracijos iki tvarkingos veiklos

Trumpai: per pirmas 90 dienų pasirūpinkite keturiais pagrindais: patikrinkite įregistruotos MB duomenis ir atstovavimą, atskirkite įmonės pinigus nuo asmeninių, pradėkite rinkti apskaitos dokumentus nuo pirmos operacijos ir įvertinkite, ar neatsiranda PVM prievolė. Konkretūs mokesčiai ir deklaracijos priklausys nuo to, ką MB realiai daro, kam parduoda, ką perka ir kaip nariai gauna pinigus.

Tai nėra vienodas kalendorius visoms MB. Bendrija, kuri dar negavo pajamų, neturi darbuotojų ir neperka paslaugų iš užsienio, turės kitą darbų sąrašą nei iš karto aktyviai prekiaujanti įmonė.

Pirmos 7 dienos: patikrinkite pagrindą

1. Išsisaugokite registracijos dokumentus

Turėkite vienoje vietoje:

• MB registravimo dokumentus;
• nuostatus;
• narių sprendimus ar susirinkimų protokolus;
• duomenis apie vadovą arba kitą atstovaujantį asmenį;
• buveinės ir kontaktinius duomenis.

Registrų centro MB steigimo atmintinė yra tinkamas pradinis kontrolinis šaltinis. Patikrinkite ne tik tai, ar MB įregistruota, bet ir ar viešuose duomenyse nėra klaidų.

2. Aiškiai užrašykite, kas gali veikti MB vardu

Praktiškai svarbu žinoti, kas pasirašys sutartis, atidarys sąskaitą, pateiks duomenis apskaitai ir bendraus su institucijomis. Jei MB yra keli nariai, žodinio susitarimo neužtenka kasdieniams procesams valdyti — sprendimus ir įgaliojimus saugokite kartu su kitais įmonės dokumentais.

3. Atskirkite įmonės ir asmeninius pinigus

Pasirinkite MB vardu naudojamą sąskaitą ir prieš ją atidarydami patikrinkite:

• ar paslaugos teikėjas aptarnauja Lietuvos juridinius asmenis;
• sąskaitos atidarymo ir tapatybės patikrinimo sąlygas;
• mėnesio, pervedimų, kortelių ir grynųjų pinigų operacijų įkainius;
• kas galės valdyti sąskaitą;
• kaip išrašai bus perduodami apskaitai.

Nesirinkite vien pagal vieną reklamuojamą įkainį. Tikroji kaina priklausys nuo naudojamų operacijų.

Pirmos 30 dienų: susikurkite apskaitos rutiną

4. Apskaitą pradėkite nuo pirmos operacijos

Nelaukite metų pabaigos ar pirmos deklaracijos. Nuo pirmo pirkimo, įnašo, pardavimo ar banko mokesčio išsaugokite dokumentą ir trumpai pažymėkite, su kuo operacija susijusi.

Paprasčiausia pradinė tvarka:

1. gautas sąskaitas ir kvitus laikyti vienoje vietoje;
2. išrašytas sąskaitas numeruoti nuosekliai;
3. banko operacijas reguliariai sutikrinti su dokumentais;
4. asmeninėmis lėšomis apmokėtas MB išlaidas pažymėti atskirai;
5. bent kartą per mėnesį perduoti dokumentus apskaitą tvarkančiam žmogui.

VMI MB apmokestinimo puslapis paaiškina pagrindines mokestines situacijas, tačiau konkreti prievolė priklauso nuo faktų. Vien MB įregistravimo data dar neatsako, kokius mokesčius mokėsite.

5. Nuspręskite, kas tvarkys apskaitą

Galimi skirtingi modeliai: apskaitą organizuoti pačioje MB arba pirkti paslaugą. Vertinkite ne tik mėnesio kainą, bet ir tai, kas į ją įeina: deklaracijos, darbo užmokestis, metų uždarymas, konsultacijų ribos, dokumentų sistema ir atsakomybė už klaidų taisymą.

Jeigu veikla apima PVM, darbuotojus, užsienio klientus ar pirkimus iš užsienio, nepalikite apskaitos pasirinkimo paskutinei dienai.

Iki 60 dienos: patikrinkite PVM ir sutartis

6. PVM vertinkite ne tik pagal apyvartą

Dažniausiai minima 45 000 € riba yra tik viena PVM registracijos temos dalis. Atskiros taisyklės gali būti svarbios, kai MB:

• perka prekes iš kitų ES valstybių;
• perka paslaugas iš užsienio tiekėjų;
• teikia paslaugas kitų valstybių verslui;
• yra susijusi su kitais kontroliuojamais juridiniais asmenimis;
• svarsto savanorišką registraciją.

Prieš pirmą neįprastą tarpvalstybinį sandorį patikrinkite VMI informaciją arba kreipkitės į mokesčių specialistą. Nereikėtų laukti, kol apyvarta priartės prie 45 000 €.

7. Sutartis derinkite su realiu pinigų srautu

Sutartyse turi būti aišku, ką MB parduoda, kada išrašo sąskaitą, kada klientas moka ir kas nutinka vėluojant. Apskaitai perduokite ne tik sąskaitą, bet ir sutartį ar kitą sandorio pagrindą, kai jis reikalingas operacijai suprasti.

Iki 90 dienos: atlikite pirmą vidaus patikrą

Atsakykite į šiuos klausimus:

• Ar visi banko įrašai turi paaiškinančius dokumentus?
• Ar išrašytos sąskaitos sutampa su sutartimis ir gautomis įplaukomis?
• Ar nėra asmeninių ir MB pinigų sumaišymo?
• Ar aišku, kaip nariai gali gauti lėšas ir kokios būtų mokestinės pasekmės?
• Ar patikrintos PVM rizikos, įskaitant užsienio paslaugas ir prekes?
• Ar žinomi artimiausi deklaravimo ir mokėjimo terminai būtent pagal jūsų operacijas?
• Ar sutarta, kas parengs metų finansines ataskaitas ir kitus privalomus dokumentus?

Ką daryti toliau

1. Atsisiųskite ir išsisaugokite Registrų centro MB steigimo atmintinę.
2. Susirašykite pirmųjų trijų mėnesių faktines operacijas: pardavimus, pirkimus, narių lėšas, darbuotojus ir užsienio sandorius.
3. Pagal šį sąrašą su apskaitą tvarkančiu žmogumi sudarykite konkretų deklaracijų ir dokumentų kalendorių.
4. PVM situaciją tikrinkite prieš sandorį, o ne po jo.
5. Po pirmo pilno veiklos mėnesio peržiūrėkite, kur trūksta dokumentų ar atsakomybės.

Šis gidas yra bendro pobūdžio informacija, o ne individuali mokesčių ar teisinė konsultacija. Jei neaišku, kaip taisyklė taikoma konkrečiam sandoriui ar nario išmokai, faktus verta patikrinti su kvalifikuotu specialistu ir aktualiu pirminiu šaltiniu.