MB buhalterijos kainos: kaip palyginti pasiūlymus

Trumpai: patikimos vienos „MB buhalterijos rinkos kainos“ nėra. Mėnesio pasiūlymas priklauso nuo dokumentų ir banko operacijų skaičiaus, PVM, darbuotojų, narių išmokų, užsienio sandorių, naudojamų sistemų, konsultacijų ir to, ar į kainą įeina metų uždarymas. Lyginkite ne antraštinę sumą, o vienodą darbų sąrašą.

Šiame gide nepateikiamas rinkos vidurkis ar paslaugų teikėjų reitingas, nes turimi šaltiniai tokio apibendrinimo nepatvirtina. Viešai skelbiama vieno teikėjo pradinė kaina taip pat neįrodo, kiek mokėtų jūsų MB ar kokia yra visos rinkos kaina.

Nuo ko priklauso MB apskaitos kaina

1. Dokumentų ir operacijų kiekis

Svarbu ne vien išrašytų sąskaitų skaičius. Darbą sudaro ir gautos sąskaitos, banko įrašai, kasos dokumentai, avansai, skolų derinimas, asmeninėmis lėšomis apmokėtos išlaidos bei trūkstamų dokumentų paieška.

Teikėjui pateikite bent apytikslį vieno mėnesio kiekį:

• išrašytos sąskaitos;
• gautos sąskaitos ir kvitai;
• banko operacijos;
• kortelės ar grynųjų pinigų operacijos;
• komandiruotės ir avansinės apyskaitos;
• ilgalaikio turto pirkimai.

2. PVM statusas ir tarpvalstybiniai sandoriai

PVM mokėtojos apskaita paprastai turi daugiau periodinių veiksmų. Papildomo vertinimo gali reikėti ir PVM mokėtoja dar nesančiai MB, jei ji perka paslaugas iš užsienio, įsigyja prekes iš ES ar parduoda užsienio klientams.

Todėl pasiūlyme neužtenka pažymėti „ne PVM mokėtojas“. Aprašykite, su kokiomis valstybėmis ir kokio tipo sandorius planuojate.

3. Darbuotojai ir narių išmokos

Darbo užmokestis, atostogos, ligos, priėmimas ar atleidimas sukuria atskirą darbų apimtį. MB narių pinigų gavimas taip pat nėra viena universali operacija — skirtingas pagrindas gali reikšti skirtingus dokumentus ir mokesčių vertinimą.

Paklauskite, ar pasiūlymas apima:

• darbo užmokesčio skaičiavimą;
• su darbuotojais susijusius pranešimus ir deklaracijas;
• MB narių išmokų dokumentavimą;
• konsultaciją prieš išmokant pinigus, o ne tik operacijos užregistravimą po fakto.

4. Metų uždarymas

Maža mėnesio kaina gali neapimti finansinių ataskaitų, pelno mokesčio deklaracijos, registrams teikiamų dokumentų ar metų pabaigos sutikrinimų. Paprašykite šiuos darbus ir jų kainą įrašyti atskira pasiūlymo eilute.

5. Dokumentų kokybė ir sistema

Jei dokumentai perduodami pavėluotai, dubliuojasi ar neturi paaiškinimų, apskaita užtrunka ilgiau. Kainą gali mažinti ne derybos, o tvarkingesnis procesas:

• viena dokumentų pateikimo vieta;
• vienodas failų pavadinimas;
• nustatyta mėnesio pateikimo diena;
• aiškūs atsakingi žmonės;
• apskaitai tinkami banko išrašai;
• iš anksto aptariami neįprasti sandoriai.

Kokios informacijos paprašyti pasiūlyme

Siųskite visiems kandidatams tą patį aprašą. Pavyzdžiui:

MB teikia [paslaugas / parduoda prekes]. Per mėnesį išrašo apie [X] sąskaitų, gauna [Y] dokumentų ir turi [Z] banko operacijų. Yra / nėra PVM mokėtoja. Turi [N] darbuotojų ir [N] narių. Perka / neperka paslaugas ar prekes iš užsienio. Naudoja [sistema]. Reikia mėnesio apskaitos, deklaracijų, narių išmokų dokumentų, metų uždarymo ir aiškiai apibrėžtos konsultacijų apimties.

Paprašykite atsakyti:

1. Kokia fiksuota mėnesio kaina ir kokia apimtis į ją įeina?
2. Kaip kaina keičiasi viršijus operacijų ar dokumentų limitą?
3. Kurie darbai apmokestinami papildomai?
4. Ar į kainą įeina metų uždarymas ir finansinės ataskaitos?
5. Kiek kainuoja darbuotojo apskaita, PVM ar užsienio sandoriai?
6. Kiek konsultacijų įtraukta ir koks atsakymo laikas?
7. Kas taiso klaidą ir kas nutinka, jei dokumentai pateikti laiku, bet prievolė praleista?
8. Kaip perduodami duomenys nutraukus sutartį?

Kaip palyginti tris pasiūlymus

Naudokite vieną lentelę:

Kriterijus	Teikėjas A	Teikėjas B	Teikėjas C
Mėnesio kaina pagal jūsų apimtį
PVM apskaita
Darbuotojai
MB narių išmokos
Užsienio sandoriai
Metų uždarymas
Įtrauktos konsultacijos
Programos ar dokumentų sistemos mokestis
Vienkartinis perėmimo mokestis
Numatyta metinė suma

Metinę sumą skaičiuokite pagal realų scenarijų. Jei metų uždarymas, papildomos deklaracijos ar sistemos mokestis neįtraukti, pridėkite juos atskirai.

Kaip vertinti ne tik kainą

Kompetencijos ribos

Paklauskite, su kokiomis MB situacijomis teikėjas dirba: PVM, elektroninė prekyba, paslaugos užsieniui, darbuotojai, projektinis finansavimas ar kitos jums aktualios sritys. Bendras pažadas „tvarkome viską“ nėra konkretus atsakymas.

Komunikacija

Iš anksto sutarkite:

• vieną kontaktinį asmenį;
• dokumentų pateikimo terminą;
• įprastą atsakymo laiką;
• kas laikoma papildoma konsultacija;
• kaip pranešama apie trūkstamus dokumentus ir artėjančią prievolę.

Atsakomybės pasidalijimas

Buhalteris negali laiku įvertinti sandorio, apie kurį sužino po kelių mėnesių. Sutartyje turi būti aišku, ką ir kada pateikia MB, ką patikrina teikėjas ir kaip fiksuojami klausimai.

Duomenų perdavimas

Patikrinkite, kur laikomi dokumentai, kas turi prieigą, kaip daromos kopijos ir kokiu formatu gausite duomenis pasibaigus sutarčiai. Maža kaina nėra privalumas, jei vėliau negalite sklandžiai pakeisti teikėjo.

Raudonos vėliavos

Būkite atsargūs, jei:

• kaina pasiūloma nepaklausus apie operacijas, PVM, darbuotojus ir užsienį;
• neaišku, ar į kainą įeina deklaracijos ir metų uždarymas;
• žadama viena mokesčių suma neįvertinus nario išmokų pagrindo;
• nėra rašytinės paslaugų apimties;
• nepaaiškinama, kas tvarkys jūsų MB ir kas pavaduos tą žmogų;
• neaišku, kaip atgausite apskaitos duomenis;
• teikėjas ragina dokumentus „sutvarkyti vėliau“.

Ką daryti toliau

1. Suskaičiuokite vieno įprasto ir vieno intensyvaus mėnesio dokumentus bei operacijas.
2. Aprašykite PVM, darbuotojų, narių išmokų ir užsienio sandorių situaciją.
3. Tą patį aprašą nusiųskite bent keliems pasirinktiems teikėjams.
4. Pasiūlymus perskaičiuokite į metinę kainą pagal vienodą darbų apimtį.
5. Prieš pasirašydami sutartį suderinkite komunikaciją, atsakomybę, papildomus mokesčius ir duomenų perdavimą.
6. Po trijų mėnesių patikrinkite, ar faktinė sąskaita ir paslaugos atitinka pasiūlymą.

Šis gidas nepateikia rinkos vidurkio ir negarantuoja konkretaus pasiūlymo tinkamumo. Sudėtingą mokesčių ar teisinę situaciją vertinkite atskirai su kvalifikuotu specialistu.